5 書類の取り扱いに関する規程

書類の取り扱いに関する規程

 

平成160801日制定

平成190600日改正

 

1条 森林・自然環境技術者教育会の行う事業の社会的責任の重さにかんがみ、本会の書類は別に定める場合を除きこの規定に基づき厳正に取り扱うこととする。

 

2条 事務局は次に掲げる各号の書類(但し2項に関するものは除く)を6年間厳重に管理、保管することとする。

(1)   総会、理事会、運営委員会、及び分野審査委員会の議事に関する書類

(2)   資産及び負債の状況を示す書類

(3)   収入・支出に関する帳簿及び証拠書類

 

3条 認定・審査のための書類は、JABEEの「審査書類等の使用,保管,廃棄に関する実施細則」に基づいて適正に取り扱うものとする。

 

4条 第1条及び第2条以外の書類については、必要に応じて会長、又は各委員会委員長の判断で期間を定めて事務局に保管・管理させることが出来る。

 

5条 会長はこれらの文書について必要に応じて関係者以外への開示を禁止することが出来る。

 

 

附 則

1 本規程は,平成160701日から施行する。

2 この変更規程は、平成19年06月00日から施行する

6 公印管理規程

公印管理規程

平成160801日制定

平成190600日改正

 

(趣旨)

1条 森林・自然環境技術者教育会における公印の改廃、交付、使用及び管理その他公印に関しては、この規程の定めるところによる。

(種類)

2条 公印の種類は次に掲げるものとする。

(1)   会印

(2)   会長印

(登録)

3条 公印を新たに調整し、再製し又は改印したときは、公印登録簿にその印影を登録しなければならない。

(交付)

4条 会長は、公印の登録を終えたとき、その公印を公印管理者に交付する。

(公印管理者)

5条 公印管理者は事務局長とする。

(保管)

6条 公印は、公印管理者が保管し、特別な場合を除き、持ち出してはならない。

2 公印管理者は、公印の異常の有無を点検し、紛失又は破損の事故があったときは、直ちに改印その他必要な手続きにつき会長の指示を求めなければならない。

(押印)

7条 公印の押印は、公印管理者、運営委員長又は分野審査委員長もしくはその委任を受けた者が行うものとする。

2 公印は、会長又はその委任を受けた者の決済文書等を施行するときに使用するものとする。

(使用範囲)

8条 公印の使用範囲は、次のとおりとする。

(1) 官公庁、団体、会社、個人等に対し発出する公式文書、契約書、請書、見積書、請求書。

(2) その他会長が必要と認める場合。

(返納)

9条 公印管理者は、公印が破損し、もしくは摩滅して使用できなくなったときは、直ちに会長に返納しなければならない。

2 会長は、前項の公印の返納を受けたときは、1年間保管し、その期間が満了した後に廃棄するものとする。

 

附 則

1 本規程は,平成160701日から施行する。

2 この変更規程は、平成19年06月00日から施行する

7 公式文書に関する取扱い要領

公式文書に関する取扱い要領

平成160801日制定

平成190600日改正

 

(趣旨)

第1条 森林・自然環境技術者教育会の公式文書に関しては、この取扱い要領の定めるところによる。

(区分)

2条 公式文書は次の各号に区分する。

(1)総会、理事会、運営委員会に関する文書(区分記号:総)

(2)  分野審査委員会及び認定・審査の実施に関する文書(区分記号:審)

(3)(1)及び(2)号以外の文書(区分記号:業) 

(登録)

第3条 公式文書は、第2条の区分ごとに、「JAFEE(区分記号)発 年度―番号」による一連の登録番号、年月日及び件名により、公式文書登録簿に登録するものとする。

(起案及び決裁)

4条 公式文書の起案は事務局が行い、決裁は電子メール等により行うものとする。

(公印の押印)

第5条         公式文書には登録番号、年月日、件名を記載し、公印を押印するものとする。

ただし、第2(1)号の文書及び会長、運営委員長、分野審査委員長の許可を得た文書については、公印の押印を省略することが出来る。

(保管期間)

6条 公式文書の保管期間は、「書類の取り扱いに関する規程」に定める管理・保管年数とする。

 

附 則

1 本規程は,平成160701日から施行する。

2 この変更規程は、平成19年06月00日から施行する

8 審査書類等の使用,保管,廃棄に関する実施細則

審査書類等の使用,保管,廃棄に関する実施細則

 

                                                     平成16年10月5日

総務委員会承認

 

 

 日本技術者教育認定機構(JABEE)が実施する認定・審査のための審査書類等の使用,保管,廃棄について審査関係者は次の事項を守らねばならない。審査関係者には原則として,審査チ−ムメンバ−とオブザ−バ−,分野審査委員会委員,JABEE認定・審査調整委員と認定委員,審査チ−ム派遣機関およびJABEEの審査関係事務局職員が含まれる。

 

1.審査書類等の使用,保管と目的外使用禁止 

     自己点検書(本文編・引用・裏付け資料編)および補足資料,プログラム点検書(その1−その3修正),総括報告文,追加説明書,一次審査報告書,改善報告書,意義 申立書,二次審査報告書,分野別審査報告書,最終審査報告書,認定可否案など「認 定・審査の手順と方法」に規定されている「審査書類等」は機密書類として使用,保管し認定審査の目的以外に使用してはならない。

 

2.審査書類等の保管期間

     審査書類等は認定審査のプログラム毎に,短くとも,認定期間の最終有効年度の  翌年度内に実施される認定継続審査が終了し認定継続が確定するまで別紙資料−1の「JABEE審査書類の作成,提出先等」に従ってJABEE及び審査チ−ム派遣機関がそれぞれ保管する。非認定となったプログラムの「審査関係資料」については提訴対応等を考慮して保管期間を別途定めるものとする。

 

3.審査書類等の廃棄処分

     審査書類等の廃棄処分については機密書類処理業者に委託するなど,最終の廃棄処分が確認・証明できる方法でおこなうものとする。

 

4.その他守秘を要請された審査関係意見書,議事録,添付資料,或いは,申請,依頼,連絡,経理伝票等の認定・審査に係わる事務書類については原則として「審査関係資料」の扱いに準拠するものとする。但し,別途会計規則等の定めがある場合はそれらに従う。